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寫信前

◎ Plan before you write 事先規劃好
在寫 email 前,務必事先想好要寫的重點事項,並且將其按照邏輯順序排好。

信中

◎ Subject—Keep it simple and clear 主旨-保持簡單明瞭
主旨可以說是最重要的。太冗長或者不清楚的信件主旨容易遭到忽略或是刪除。但要注意,過度使用 Urgent(緊急)等字樣或者以特殊標點符號來標記,常會得到反效果唷!
◎ Salutation—A good first impression 招呼-好的第一印象
通常都會以 Dear XXX 作為開頭。然而這邊要特別注意的一點是,男生務必稱呼為 Mr.,女生務必稱呼為 Ms.。如果你可以 100% 確定對方為女生且已婚,則可以用 Mrs.。
簡單的範例:Dear Mr. Wu,(親愛的吳先生:)
如果你不知道對方的姓名,可以以 Dear Sir/Madam 來稱呼。如果你是在跟一家公司溝通而你不知道準確的人,可以用 To Whom It May Concern.

◎ Body—Be concise and clear 本文-要簡潔和明確
記住一個守則,信愈容易讀愈好!段落分明、句子精簡和用詞清楚不要模稜兩可都是一定要做到的。有問題可以條列式直接詢問。重點關鍵字可以適時用不同顏色或者粗體字來標示。可多用 first、second、next、finally 來區分每個段落的邏輯順序。

信尾

◎ Closing Remarks 結尾備註
幾個範例給大家參考:
I look forward to hearing from you soon. 期待很快聽到您的消息。
I am looking forward to your reply. 期待您的回覆。
If you have any other questions, please feel free to contact me. 如果有任何問題,歡迎隨時與我聯絡。

Closing 結尾敬語

我們熟知的如 Best regards、Sincerely、Cheers 等,就是在這時候使用啦!我們將會在下一次特別介紹有哪些特別的用法唷!敬請期待!( ´ ▽ ` )ノ
小提醒-日期
我們常常會在信中標示日期,如:
03/04/2016
但英、美式英文中的月日排列順序並不同,有可能會使人混淆究竟是指 3 月 4 號還是 4 月 3 號。因此最保險的方式是將月份以:Jan.、Feb.、Mar.、Apr.、May、Jun.、Jul.、Aug.、Sept.、Oct.、Nov.、Dec. 來表示。

(本英語教材由希平方科技贊助提供)



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