工作術

如何掌握電話接聽技巧?

初入職場的新鮮人看過來!別以為接電話是件隨性小差事,魔鬼藏在細節裡,身為新鮮人絕對要避免的白目地雷,教你7招職場電話生存指南!

撰文整理◎廖思嫺

2023.02.22
圖 / Career編輯部

現今職場中,電話是一種重要的溝通方式,因此在職場中遵守適當的電話禮儀是非常重要的。魔鬼藏在細節裡,身為新鮮人絕對要避免的白目地雷,教你7招職場電話生存指南!以下是一些常見的職場電話禮儀:

1.接聽電話:當接聽電話時,首先要在 2-3響聲內接起,盡量避免讓對方等待太久。在接聽時要用簡潔的語氣自我介紹,例如「您好,這裡是[公司名稱],我是[姓名]」;或者是你也可以直接說「[公司名稱],您好」。接下來詢問對方需要什麼協助,並在適當的時候提供自己的名字和職位。

2.代接同事電話:隔壁的同事電話響了,但是他卻不在位子上,你主動幫同事代接電話。你是會實話實說?「他去抽菸了。」還是展現職場上的專業?「他現在不在位子上,需要幫您留言嗎?」相信你會選擇後者吧?另外,還有一個隱藏地雷要注意,千萬不要等問完對方是誰之後,才跟對方說「他現在不方便接聽電話喔!」。會讓對方覺得是不是不想接自己的電話?小小的失誤可能會造無法彌補的職場傷害喔!

3.留電話訊息:哪怕你完美的完成了代接電話,後續的留電話訊息才是重要之重,職場新人的關鍵加分題!你可以這麼說:「可以請教您的姓名、公司、和回撥的電話號碼嗎?」,在接電之前最好先準備紙、筆放在身邊,方便你可以詢問來電者的姓名、公司、和回撥電話,以及記錄對方來電的時間。這樣的留言肯定不會漏掉訊息,並且要記得主動告知你代接電話的同仁,讓大家覺得這個職場新人細心可靠!

4.轉接電話:在轉接電話時,記得要先詢問對方的名字、職位和公司,並且轉接時要記得告知同仁,避免同仁在接到電話時丈二金剛摸不著頭腦。

5.打電話:在打電話之前,先確定自己有撥對電話號碼。打電話時要簡潔明暸,不要讓對方等待太久,可以在開頭自我介紹,告訴對方自己的名字和職位,並且詢問對方現在是否方便通話。

6.語氣和用詞:在職場電話中,語氣和用詞非常重要。要用專業、禮貌和友好的語氣和用詞,避免使用不當的詞語和俚語,以免引起誤解。另外,在使用縮寫時,要確定對方能夠理解。職場中使用良好的語調可以使你的語言更有說服力。

7.結束通話:在結束通話前,要總結討論的要點,再次確認達成的目的,並表示感謝。最後,要以專業、友好的語氣道別,例如「感謝您的通話,祝您有一個愉快的一天。」

整體來說,遵循良好的職場電話禮儀可以讓你在職場中與同事、客戶和上級領導之間建立積極的聯繫,透過這些簡單的技巧,您可以確保自己和同事、客戶之間建立尊重、合作的關係。讓你未來的職涯中的發展能夠更上一層樓喔!

電話禮儀 新鮮人 良臣棘日

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