學會時間管理，告別窮忙加班

　每個上班族，常會面臨的問題，不外乎經常必須和時間競賽，一堆待辦事項堆積如山，甚至被老闆或客戶追著跑，往往下場就只能拚命加班，或一陣窮忙，工作上卻缺乏效率。

　在《時間管理黃金法則》(呂宗昕著，商周出版)一書中，深入剖析時間管理策略，以下列舉幾項策略作為說明。

三抓三放的簡化工作原則

• 抓大事，放小事
  　集中思考工作上的大事，對於微不足道的小事，無須過度煩心。高階管理者必須公司明確定位，掌握未來發展的重要方向，別為枝微末節而操心；基層工作者應將時間用於可明顯提升業績的事務上，無關緊要的小事則盡量刪除。

• 抓正事，放雜事
  　要順利完成一件工作，有其必要的程序及步驟。與完成該項任務有關的稱為正事，無關的則稱為雜事。

  　一個有智慧的工作者應抓緊正事，將心力和時間集中投資於處理與該任務最相關的核心問題；至於與正事無關的雜事，可交由旁人處理，或是盡量避免，以簡化工作內容。

• 抓要事，放閒事
  　重要又緊急的事情應該在第一時間完成；沒有時間壓力的閒事，則利用工作空檔，簡單處理即可。要事與閒事的差別，在於對績效的貢獻度以及時間的緊迫程度。高績效貢獻度、高時間緊迫性的要事必須優先處理，低績效貢獻度、低時間緊迫性的閒事則可暫緩或刪除。

重要與緊急的N字型法則

　針對提升時間管理能力的技巧，可依工作的緊急度及重要性，將不同類型的工作區分為四大象限：

• 第一象限──重要又緊急的事
• 第二象限──緊急但不重要的事
• 第三象限──不重要又不緊急的事
• 第四象限──重要但不緊急的事

　正確的工作優先順序應該是：

• 第一優先──重要又緊急的工作
• 第二優先──重要但不緊急的工作
• 第三優先──緊急但不重要的工作
• 第四優先──不重要又不緊急的工作

　也就是先從第一象限的工作做起，再依序進行第四、二、三象限的事情，如此連結起來，就成為一個「N」字型，故稱為「N字型法則」。

• 緊急與不緊急
  　把工作的完成目標想像是一支公車站牌，眼看著最後一位乘客已經下車，你要搭的公車隨時就要啟動離站。這時如果你距離站牌很近，輕鬆跑個兩三步就能趕上公車，自然覺得「不緊急」；但是，如果你距離公車站很遠，拚命跑還不知能否追上公車的話，當然會覺得「非常緊急」。

  　所以緊急的程度與你和目標物之間的距離有關。距離越近，越覺得輕鬆；距離越遠，感覺越緊急。

• 重要與不重要
  　把不同階段或步驟的工作當成是堆積木。當移除某一塊積木後，整體架構若絲毫不受影響、屹立不搖時，那塊積木就相當於不重要的工作，當移除某塊積木後，整體架構若瞬間崩塌、徹底瓦解，那塊積木就相當於重要的工作。

  　所以重要與否應視影響全局的程度而定，而影響程度的大小則決定重要性的高低。

依照能量狀態，來決定該做工作

　而在《Google人不疲倦的工作術》(Piotr Feliks Grzywacz著，吳怡文譯，如果出版)一書中，則提出「依照能量狀態，來決定該做工作」。

　作者認為，「工作時，自己的心情會有高低起伏，隨著必須做的工作與場所的不同，能量的使用方式也要有所改變。」、「『這段時間必須做甚麼事』──至少必須事先做出這樣的時間管理。」，如果想在不疲倦的狀況下提高工作表現，必須考慮以下幾點，有彈性地決定要做的工作。

• 所需能量的類型
  　比方說，如果是做新的提案或是彙整資料，就比較適合以衝刺的方法來進行。不要為了配合他人而搞得自己手忙腳亂，要保留可以專心作業的時間，再展開工作。

  　另一方面，可以把討論、舉辦活動，或是和客人談話之類的工作集中在同一天，當天就不要回覆電子郵件或製作資料。

• 自己的能量狀態
  　此外，也可以根據自己處於正能量或負能量，來改變所做的事。

  　比方說，如果現在自己的能量屬於正面積極、活力十足，且能集中精神，便可以進行需要專注力的統整資料與撰寫企畫案的工作，也可以在審慎思考後，回覆重要的電子郵件。另一方面，如果沒什麼精神，因疲倦而無法專心，就必須要把重要工作往後延，進行事務性或整理類型的工作。

• 配合場所來進行工作
  　一如要配合自己的能量狀態來工作，配合場所工作也是不浪費能量的有效方法。

  　精神很好，又可以在位子坐超過二十分鐘時，可以用電腦彙整資料或是回覆郵件。

  　雖然有精神，但必須站著時，可以用智慧型手機確認行事曆或回覆簡單的郵件。如果是需要花一點時間才能回覆的信件，可以先做個記號，之後再以電腦作業。

  　當電車變擠時，可以聽廣播或有聲書來蒐集資訊或讀書。

  　電車非常擁擠，自己也非常疲倦，甚麼都做不了時，就進行冥想，若能事先一致決定好，就可以有效利用時間。