工作不出錯 讓你贏得零負評

圖 / 攝影師：Oleg Magni，連結：Pexels

　狀況1：英文字或數字的大小寫法很多都可以通用，工作上用自己習慣的表達方式就可以，不用太拘泥。

　答案No：任何商業文件都是嚴肅的，因此要習慣使用最正確的體例，不要自創寫法，很可能會造成其他人誤解。尤其牽涉到金錢財務等數字要更要謹慎，如果要求寫到小數點第二位（例如65.30），就不要擅自省略最後的「0」。

　狀況2：粗心大意不是沒藥醫，可以藉由每天重複同樣的行為加以矯正。

　答案Yes：自我督促在工作完成後依序檢核，這樣一個動作，如果能不間斷重複21天，就會變成習慣性的動作，往後工作中再也不用多花力氣提醒自己。

養成好習慣 防止錯誤上門

　工作上經常出現「不小心」，不要以為這些看似微不足道的小錯不打緊，很可能都會釀成無可挽回的大禍。

　許多時候馬虎、粗心都是起因於偷懶，匆匆敷衍了事或圖一時之快，因此，想要避免錯誤，就該從調整態度下手。

　在職場上，公司對於工作流程會有一定要求，儘管許多細節看起來很繁瑣甚至不必要，但當初制定一定有其道理，因此每個步驟都要確實完成，不要自作聰明省略，那很可能就是造成出錯的源頭所在。

　日常生活中最容易發生的問題，多半是對於熟悉或簡單工作過度自信造成的基本錯誤，只要當時稍加注意就能預防，這類疏忽往往最讓人最懊悔。要杜絕這類型錯誤，可以藉由建立屬於自己的作業程序防止，例如寫Email時，固定按照日期、收件者、主旨、附件⋯等順序填上，不要老是想到什麼寫什麼，養成習慣就能減少疏漏。

　想要杜絕錯誤的另一個重要環節，就是不厭其煩在工作後確實檢查，重複確認能大幅降低犯錯的可能。例行工作如撰寫電子郵件，可以條列出固定檢查順序，收件者、附件、日期、數字⋯等，每次寫完都要習慣逐項確認，避免忘東忘西。

　「double check」時不要一成不變，在第二次檢查時試著改變視角（由其他人檢查、或用其他方法驗算）、時間或地點，往往可以更有效找出盲點。

別讓混亂成為滋生錯誤的溫床

　注意力集中可以降低出錯率。給自己一個靜下心的環境，桌上只放和所做事情相關的資料，不需要的物品都清走。做事不要貪心，每次只集中注意力做一件事，一旦手上工作完成就立刻交出去，讓工作徹底收尾。

　如果你的辦公桌經常被物品淹沒，不但得常花力氣找東西，自然也容易出錯。文件要養成隨手歸類的習慣，不要持續堆疊在辦公桌上，緊急的就趕快動手處理，能分派出去的就交給其他人，需要建檔的就收入各類檔案夾。而檔案夾可以簡單分成「已完成」、「未完成」以及「待回覆」幾類來控管。

　不止辦公桌，電腦也必須終結混亂，從網路連結到文件儲存，都應該分門別類，而不是一大串或是全部儲存在桌面。不需要的就立刻清掉，別讓電腦裡堆滿雜亂無章的資料。

　同樣的，電子郵件也可以利用顏色標示重要性，有助於處理事情時一目瞭然，不會突然發現有遺漏。如果電子郵件無法即時處理，但又怕自己忘記，這時可以把信件標示回未讀取，做為另外一種提醒。

　想要做到「不貳過」，可以借助做記錄的力量，就像寫日記般，把自己過去犯錯的狀況如實記錄下來，或審視自己比較不擅長處理哪些工作，必須耗費較多時間。如此一來，掌握自己工作習性，以後在面對類似工作時，就知道要特別留意哪些環節，避免再犯相同錯誤。

不要過度自信 多動手記事

　對抗健忘一點都不困難，一旦有新增行程或交辦事項立刻記下，沒有做完的工作就標上記號。善用筆記本和備忘錄，凡是有個念頭或想到一件事，就立刻隨手記下來，尤其現在智慧手機發達，有許多App可以協助把行事曆、備忘錄、筆記本全都整合在一起，更是便利。

　不要太相信自己的腦袋瓜，無論參與會議或拜訪客戶，都要不厭其煩做筆記，因為很可能在忙過其他事情後，已經記不清當時的具體內容。

　人很容易因為忙亂就有疏漏，其實在日常工作中，有許多都是重複的，因此，如果為自己建立一個固定模式的範本，每次照著SOP按表操課，就不用每次都從頭開始，避免耗費精力又忘東忘西。

　若是更複雜的工作，則可以設計流程控管表單，包含各種工作細目，以便隨時記錄進度與稽核，利用清單表格終結混亂和遺漏。