如何整理辦公桌？

如同居家收納整理一般，辦公室收納首要也是檢視現況。無印良品家具配置顧問吳宗育（時任）說，「首先要思考辦公桌雜亂的原因，是不是桌面的文件和雜物已經超乎你的需要？你是否只擁有真正需要的物品？」他提供4大步驟，8大訣竅來收納辦公桌。

 1.思考你擁有多少

・掌握現狀

這一步驟中，你需要檢視目前辦公桌有哪些東西？這很重要，因為很多人的辦公桌堆放著各種雜物，包括半年前參考用的書籍、過期的雜誌和公用區的膠台等等，吳宗育提醒，「已經不需要的書籍或雜誌，可以放回公用圖書區歸位；共用的文具也該放回公用區，以免下一個需用的人找不到。」

・進行篩選

「檢視所有的物品，哪些是該留的？哪些留下來對我是有用的？」以這個問題進行篩選，只留下需要的、適用的文件和用品。以圖中示範的辦公桌來說，主要分為3個區塊：左邊擺放電話、中間是電腦和主要辦公區域，右邊則是各種文件。

吳宗育進一步指出，文件又分為未處理、待處理和已處理。未處理和待處理放在最上層，提醒自己盡快處理，已處理的則放在下層。已處理者也需要定期清理，「超過半年以上的資料就要定期淘汰，歸入公用資料夾，或是丟棄。」

2.思考收納的型態？

・打造收納樣式

接著配合辦公室的型態，計畫收納的方式。例如：辦公室如果有OA隔板，收納上就更有彈性，可以利用懸掛的磁吸式收納工具，增加收納空間，如圖4中將衛生紙架空，除了節省衛生紙的空間，也可以增加下方的收納空間。

・考量通用性

另外，可使用不同的收納工具，透過將物品架高的方式，增加收納空間。吳宗育說，「辦公室的區域是固定的，收納的秘訣就是在其中爭取最大的空間。」透過通用、固定規格的收納工具，可以根據數量和目的，自由改變尺寸和用途，形成不同收納方式。

在抽屜的部分，也可搭配各種分隔盒，將常用的印章、便條紙、尺類等工具分開來，方便拿取。

・歸納分類

針對全區辦公空間，吳宗育也提供一個訣竅，可將整體辦公空間中的收納櫃集中，集中整理後將營造更大的自由空間。例如，將辦公室的收納櫃集中在同側，這樣視覺上可以加大辦公室的整體空間環境。

3.思考收納物品的方式

・系統性整理

依照人物、目的和場所進行分類，例如，應該要給收發室的文件，就應該歸入收發室。是開會用的文件，就放在開會文件區，如果自己外出，有同事需要時也可輕鬆拿取。

文件的資料夾也要編碼，如果有人拿出來參考，忘了放回去，下一位使用者也可以順利找到並查詢。

4.思考辦公生活的精彩之處

・配合季節可以變換擺設和珍愛的物品，享受辦公室的樂趣

很多人會在辦公桌布置植栽，或是放上心愛家人的相框、激勵人心的公仔等等，但試想如果辦公桌很亂，這些精緻且具有個人代表性的物品是不是就淹沒在一片雜物之中了呢？吳宗育說，「如果沒有前面的篩選和歸位，那些布置小物就跳不出來，也不會有人注意到我們獨特的品味？更不會發揮那些布置小物的療癒效果了。」

「好拿好收的動線才能維持得久，才不容易打回原形。」吳宗育提醒，辦公室的動線一定要先規劃清楚，如果常用的空間已經被東西占據就一定要先清理，清理好的辦公桌要維持，也要持續清理，例如，已處理完的資料，也要視個人工作狀況，以1週或1個月為單位定期清理。

有些人面對累積雜物已久、積重難改的辦公桌很頭大，吳宗育建議，可以試著先把辦公桌的現狀拍下來，「拍下來以後比較看得清楚全貌，會比較知道如何進行改造。」新年度的計畫就從讓辦公桌奐然一新、重新與它培養革命情感開始吧！