如何打造高效率工作環境？

A君桌面整潔，文件歸位清楚，需要的資料立即就能找到；B君則是紙張散落一桌，公文放到哪裡也搞不清楚。老闆對二人的能力評價，自然是心中有數。

從個人辦公環境，可以觀察一個人的自我管理能力。辦公桌收納與文件歸檔是否井井有條，會影響到工作效率。幾乎可以斷言，一個不善於「整理」的人，很難有優異的工作表現。

不只收得整齊，更要收得好用

想擁有清爽的辦公環境，必須先「收拾」再「整理」。收拾的重點在於丟掉沒用的物品，這樣才能減少找東西的時間；而整理不只是將物品「收得整齊」，更要「收得好用」，方便自己立即收納或取用任何物品。總之，必須掌握6個基本原則：

1. 捨得丟：超過時效、與工作無關、失去興趣的東西就要丟掉。

2. 分類清楚：可依主題或客戶別，妥善加以分類。

3. 內容物一目瞭然：運用標籤，以便快速了解檔案資料內容。

4. 東西要隨時找的到：如果東西太多，可製作「索引」。

5. 整理之後忘掉：將物品安置的很好找，不必記住東西放哪裡。

6. 讓東西消失在眼前：資料放進資料櫃，文件放進文件盒。

增加座位隱密性 有助於提高專注度

雖然辦公室不是專為個別員工設計，但只要不影響其他同事，還是可以稍作改造，營造一個有利工作的環境。

雖然同事座位之間，有用分隔板隔開，但若能再適當增加隱密性，對提高工作專注度會有幫助。做法是在辦公桌正前方，放置一個寬約80～120公分、高約50公分的ㄇ字型書架，置放文件和書籍，感覺會像在洞穴裡工作，更能集中精神。

為節省空間，電腦可購買輕薄的液晶螢幕。除非工作完全靠電腦操作，否則最好將螢幕放置在桌面兩側，需要使用時才轉過來。另外，儘量使用多孔插座，以免腳邊電線交纏，造成視覺凌亂。

色彩規劃也相當重要，若辦公環境五顏六色，容易有不安定感，最好採用同一色系，顏色不要超過3種，以形成色彩的和諧感。

桌面只放「最常用」物品

辦公桌就是上班族的戰場，在收納的時候，必須以工作效率為最高原則。可按照「使用頻率」來分類，每天必用物品如文具、便條紙要放在桌面，節省尋找時間；偶而使用如膠帶台、削鉛筆機，可以放進抽屜；很少使用的舊資料，就收納在下層抽屜或移至資料櫃。但無論放置何處，都要擺在「固定位置」，甚至可製作一張收納表單，註明各項物品擺放位置，以備忘記時做為參考。

如果桌上整理乾淨，抽屜卻是亂成一團，那就沒意義了。整理抽屜時，應將常用品置於外側，少用的放內側，並且運用隔板，使同一抽屜內的物品有所區隔。若東西實在太多，又不知該不該丟掉，可先放在有「？」標示的袋子裡，如果半年都沒有使用過，就可以丟棄。

立即分類，固定丟棄

名片、書信傳真等文件，很容易散落遺失或造成凌亂，只要把握「立即分類、固定丟棄」的原則，整理起來就不難。

每天交換的名片日積月累，但真正有用的名片頂多100～200張。可將其中較常聯絡者，依姓名順序放在桌上的名片盒，其它則放進大名片本，需要時才取出。

若想要有效活用，最好在交換名片後，趁著還沒遺忘前，趕緊在名片上註記「對方特徵」、「會面日期」、「會面地點」，日後再度見面時，就能輕易回溯記憶。

超過時效的邀請函、多年前的賀年卡，該丟就直接丟棄。若信件還有用或具特殊意義，則統一存放到專屬文件夾中。之後再收到信件時，最好立即註記收信日期，將其中關鍵內容畫上記號，若不太重要的就當場丟掉，並定期檢閱文件夾，清理超過時效的信函。

辦公室檔案 可運用索引與標籤

至於辦公室檔案管理，只要做好主題分類建檔，並且活用索引和標籤，日後想要從成堆的文件資料裡，快速找到需要的那份文件，就一點也不難。

建檔時，首先得區分「需要」和「不需要」的資料，先確認這份資料是否真的對自己有幫助，將無用的資料清除，避免被氾濫的資訊淹沒。

資料應依主題分門別類，例如將同一個企劃案的資料，統一放置在立體文件袋、塑膠文件盒中，並運用標籤或彩色透明夾進行分類，以便於日後找尋。

此外，電腦檔案也是文件整理的一環，可以按照主題或作業軟體來分類。但更重要的是資料備份，即使隨身硬碟已經相當普遍，最好還是固定用光碟燒錄備份資料，以防意外造成資料損毀。