如何開一場高效率的會議？

會議，是職場不可或缺的溝通方式，但許多上班族一聽到「開會」就頭痛，因為大家所熟悉的會議總是漫長又無聊，不是各說各話、沒有結論，開了等於白開；不然就是發言不踴躍、全憑少數人說了算，決議既不客觀也不全面。到頭來，「開會」成了浪費人力和時間的代名詞。

開會成本遠比你想像昂貴

未來企管顧問公司總經理廖年明說，學習「會議管理」，可避免會中出現人多嘴雜、或發言集中於少數人身上的「一言堂」現象，真正讓會議收到集思廣益的效果。再者，主持會議是主管的領導技能之一，「不會開會的主管，領導威信蕩然無存。」無論一般員工或主管，學會開好會，等於是在為個人領導才能加分。

不過，廖年明說，學習會議管理，最現實的理由是「會議成本相當昂貴！」撇開場地租借費用、以及眾人齊聚一堂的薪資成本不談，企業多數決策都是透過會議討論誕生，一場會議可能決定企業發展走向，倘若一個結論不當，很可能會賠掉一整家公司！

前置作業格外重要

廖年明指出，正確的會議流程應該有4個P：

1.Prepare a meeting充分準備會議：確認會議目的、選擇參與人員、妥善規劃議程、會議準備事項展開、明確會議通知。

2.Participate a meeting正確參與會議：遵守會議紀律、確實做好會前準備、正確的發言與傾聽、清楚的報告、負責的態度。

3.Preside over a meeting有效主持會議：要有清楚的開場白、適時的澄清與歸納、釐清推論與事實、明確的問題對焦、活用問題系統。

4.Problem shooting會議的問題射擊： 有人離題、人身攻擊、有人抱怨、會議僵持不下、有人推諉塞責、發言不踴躍，必須即時妥善處理。

廖年明強調，在會議的前置作業中，「妥善的議程規劃」格外重要，因為「會議目的是在解決問題，議程就是問題解決的邏輯。」因此，會議發起人必須事先投下大量時間，預先進行議程的安排，以利會議順利推展。

會議的亂源可能就是你！

成功會議的第一步，在於與會人員對自我角色的認知。多數人總認為，如果會議失敗，「主持會議的主席要負全責」，殊不知自己身為一個與會者，在會議中的言行也足以左右會議成敗。廖年明說：「許多學員上完課後驚呼：原來造成會議失序的最大亂源就是自己！」而會議僵持不下的常見原因有：

1.本位主義：站在各自立場發言，各執一詞互不相讓。例如業務部門人員在會議上向研發部門要求：「我需要給客戶產品sample（樣品），請研發部門馬上提供。」研發部門的回覆是：「我手上有很多專案在走，你要sample請先申請，按照程序走。」

2.人身攻擊：對人不對事，發言出現情緒性字眼。

3.各說各話：例如A在會議說：「我認為公司應該引進最新的作業軟體，因為市場很大，可以增加營業額。」B回答：「每種作業軟體都要引進，公司哪有那麼多預算？」A的出發點是「營收」，B卻是「成本」上的考量，根本是兩種論點。

會議成敗 主席是靈魂人物

廖年明不諱言：「會議的成敗，關鍵還是在主席身上。」每個人都有機會擔任會議主席，而非主管或老闆的專利。如何從眾多發言中理出頭緒，以及避免討論議題失焦，這種「歸納」與「對焦」的功夫，是主持會議的基本功。

會議中意見分岐時，主席必須扮演居中協調角色，廖年明舉例：在會議中，業務與生產部門為了交貨問題爭執不下，業務部門要求今天要交10K給客戶，否則客戶會斷料停線；生產部門則堅持來不及做，因為機台要傍晚5點才能修好。主席必須傾聽雙方理由，結果發現生產部門並非不幫忙，而是機台無法交出那麼多貨量，而業務只要不讓客戶停料斷線即可，交的貨量其實不必那麼多。溝通彼此真正需求後，雙方各退一步，在會議中成功化解分歧。

此外，對於與會者的言論離題、人身攻擊、發言不踴躍、推卸責任、發牢騷抱怨等狀況，主席也要練就「見招拆招」的本領。