工作術

學會時間管理 讓工作更有效率

職場上班族想告別窮忙,或處理不完的工作量,就要懂得時間管理。在本文中,將列舉幾項時間管理策略,讓你可以高效率處理工作事項,增加時間財富。

整理◎劉紋豪

2022.08.01
圖 / 攝影師◎fauxels

每個職場上班族,常會面臨的問題,不外乎經常必須和時間競賽、一堆待辦事項堆積如山,甚至被老闆或客戶追著跑,往往下場就只能拚命加班,或一陣窮忙,工作上卻缺乏效率。

管理大師彼得.杜拉克(Peter F. Drucker)曾說過:「時間是世界上最短缺的資源,除非善加管理,否則一事無成。」所以,想處理上述問題,時間管理是最佳解決之道。

現任台大化工系教授,對「時間管理」課題有深入研究及探討的呂宗昕就認為,「每個上班族都渴望時間。我們需要時間來處理辦公室應做之事,也需要時間在繁忙工作與休閒生活之間取得平衡。」、「即使每個人對時間的冀求如此強烈,但實際上大多數人對時間管理的概念均十分模糊,而且在過去的學校教育及職前訓練中,也未曾學習過這重要的一課。」

所以,呂宗昕進一步指出,時間管理也是需要練習的,在明瞭相關原則及技巧之後,必須身體力行、加以實踐,才能為自己「搶」得寶貴的時間。  在《時間管理黃金法則》一書中,呂宗昕深入剖析時間管理策略,以下列舉幾項策略作為說明。

三抓三放的簡化工作原則

 

呂宗昕以微軟共同創辦人比爾.蓋茲(Bill Gates)為例,指出他的成功可歸因於三大要素:

  • 1. 明確設立目標:他知道電腦是明日科技的夢想,也深信自己就是實現那個夢想的人,在心中訂立明確的工作目標,設定清楚的工作藍圖,詳細規畫工作進度,就義無反顧地努力逐夢。
  • 2.集中焦點攻擊:Foucs這個單字是名詞,也是動詞。名詞是指焦點,動詞則是指集中焦點。比爾.蓋茲將自己的精力及時間全部投注在電腦科技的研發上,集中焦點猛烈攻擊,所以能在短時間內締造驚人的卓越效果。
  • 3.簡化工作內容:比爾.蓋茲專心經營他的軟體王國,無暇兼顧其他事務。他大幅簡化工作內容,使自己可以心無旁騖地守專注在本業上。工作的簡化讓他能專心思考,大幅減少無謂的時間浪費,從而獲得關鍵性的勝利。
 

呂宗昕認為,工作必須適當簡化,有限的時間資源才夠使用。該如何簡化工作呢?可參考「三抓三放」的原則: 

  • 抓大事,放小事:集中思考工作上的大事,對於微不足道的小事,無須過度煩心。高階管理者必須公司明確定位,掌握未來發展的重要方向,別為枝微末節而操心;基層工作者應將時間用於可明顯提升業績的事務上,無關緊要的小事則盡量刪除。
  • 抓正事,放雜事:要順利完成一件工作,有其必要的程序及步驟。與完成該項任務有關的稱為正事,無關的則稱為雜事。一個有智慧的工作者應抓緊正事,將心力和時間集中投資於處理與該任務最相關的核心問題;至於與正事無關的雜事,可交由旁人處理,或是盡量避免,以簡化工作內容。
  • 抓要事,放閒事:重要又緊急的事情應該在第一時間完成;沒有時間壓力的閒事,則利用工作空檔,簡單處理即可。要事與閒事的差別,在於對績效的貢獻度以及時間的緊迫程度。高績效貢獻度、高時間緊迫性的要事必須優先處理,低績效貢獻度、低時間緊迫性的閒事則可暫緩或刪除。

依照能量狀態,來決定該做工作

在彼優特.菲利克斯.吉瓦奇(Piotr Feliks Grzywacz)《Google人不疲倦的工作術》一書中,則提出「依照能量狀態,來決定該做工作」。吉瓦奇認為,「工作時,自己的心情會有高低起伏,隨著必須做的工作與場所的不同,能量的使用方式也要有所改變。」、「『這段時間必須做什麼事』──至少必須事先做出這樣的時間管理」

吉瓦奇說明,如果想在不疲倦的狀況下提高工作表現,必須考慮以下幾點,有彈性地決定要做的工作。

  • 一、所需能量的類型:比方說,如果是做新的提案或是彙整資料,就比較適合以衝刺的方法來進行。不要為了配合他人而搞得自己手忙腳亂,要保留可以專心作業的時間,再展開工作。
    另一方面,可以把討論、舉辦活動,或是和客人談話之類的工作集中在同一天,當天就不要回覆電子郵件或製作資料。
  • 二、自己的能量狀態:此外,也可以根據自己處於正能量或負能量,來改變所做的事。比方說,如果現在自己的能量屬於正面積極、活力十足,且能集中精神,便可以進行需要專注力的統整資料與撰寫企劃案的工作,也可以在審慎思考後,回覆重要的電子郵件。
    另一方面,如果沒什麼精神,因疲倦而無法專心,就必須把重要工作往後延,進行事務性或整理類型的工作。
  • 三、配合場所來進行工作:一如要配合自己的能量狀態來工作,配合場所工作也是不浪費能量的有效方法。
    • 精神很好,又可以在位子坐超過二十分鐘時,可以用電腦彙整資料或是回覆郵件。
    • 雖然有精神,但必須站著時,可以用智慧型手機確認行事曆或回覆簡單的郵件。如果是需要花一點時間才能回覆的信件,可以先做個記號,之後再以電腦作業。
    • 當電車變擠時,可以聽廣播或有聲書來蒐集資訊或讀書。
    • 電車非常擁擠,自己也非常疲倦,什麼都做不了時,就進行冥想若能事先一致決定好,就可以有效利用時間。
  • 參考書籍
  • ☑️《時間管理黃金法則》,呂宗昕(教授)著,商周出版
  • ☑️《Google人不疲倦的工作術》,彼優特.菲利克斯.吉瓦奇(Piotr Feliks Grzywacz)著,吳怡文譯,如果出版
時間管理 能量狀態 關鍵行動力

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