如何寫出有「好感度」的業務開發信？

《寫出好業績》一書提到，想要寫出有條理、有說服力的業務開發信，下筆前先問問以下5個問題：1我寫這封信的原因是什麼？2我想要告訴對方什麼？3我想要達成什麼目的？4我希望對方採取的下一步行動是？5我是否提供誘因，促使對方採取行動？

寫作心理學：跟你做生意有何好處？

很多人寫開發信時，花很大的篇幅詳盡介紹公司的基本資料、產品或服務特色，卻從未好好思考過，為什麼對方會想看你寫的內容？

《寫出好業績》作者Sue Hershkowitz-Coore認為，撰寫業務開發信，應該站在客戶角度思考，著重在產品為什麼對客戶有用，或它能夠如何幫助客戶。「撰寫業務開發信，除了要應用寫作技巧，還必須掌握『寫作心理學』」。

點閱瀏覽人次近980萬的「國際貿易輕鬆學」部落格版主AYA表示，寫開發信不必長篇大論，最好簡明扼要，讓客人知道你在賣什麼，清楚介紹 產品的優點與特色，最重要的是，「說明跟你做生意對他有什麼好處或保障？」才能勾起對方的興趣。

不要單靠一個版本走天下

「信中可利用主標題和副標題，或是條列重點的方式，讓對方在最短時間內知道你的訴求，引發購買動機。」AYA說。

不要急著想一次寫出所有的資訊，《寫出好業績》書中建議，可以利用網路連結，讓感興趣的客戶取得詳細資訊。AYA也認為，最好有一個專業、完整又有質感的官方網站作為後盾，可以彌補開發信篇幅有限的缺點。

擁有37年貿易經驗的AYA提醒，介紹自己公司時，最好有技巧地避開弱項、聚焦在強項。例如貿易公司在開發客戶時，最好不要出現貿易商的字眼，因為買主多半希望能直接跟工廠買，所以可以用「代理商」或是「OEM製造商」來替換。

開發信必須與公司的行銷策略連結，因此內容必須不斷做調整、更新版本。AYA表示，當你發現用某種方式寫沒有任何回音時，就該換另一種方式，嘗試找出一種以上的有效版本，甚至可以根據「回函率」的高低，分級建立檔案，或分門別類整理出開發信的範本資料庫，並針對不同屬性，多儲備累積幾種不同的寫法或版本。

寫出有「好感度」的開發信

現今產品多半大同小異，業務銷售信若能表現出你真誠的一面，將有助於提高成交機會。那麼，如何才能寫出表達友善與真誠的銷售信，贏得客戶好感呢？ Sue Hershkowitz-Coore建議以下幾個提高好感度的寫作技巧：

●以客戶為中心。

●多用「您」和「您的」，少用「我」或「我的」。

●配合客戶的寫信風格：如果你寫的信，客戶只短短回了兩句，你必須察覺這個線索，適時精簡內容。

●用客戶在意的內容作為開場白。

●用正面的陳述。

●別過度客套：別在信件開頭與結尾過度使用問候語，例如最常見的「你今天好嗎？」這些話無法產生親切感，反而會讓客戶覺得你想不出有意義、真正關心他的開場白。

●以「誘因」作為結尾：避免用太制式的結尾，結尾必須是正面的，並對收件人有意義，才能讓客戶對你產生好感。

AYA觀察，寫業務開發信常見的毛病是用詞不斷重覆，一直「然後? 所以?」。信件內容的長度則出現「兩極化」現象，不是寫得太草率或太直白，就是寫得太囉唆複雜，完全忘了考慮收信者的觀感。

AYA表示，人際之間的溝通不是是非題，而是問答和申論題，對於客戶的提問，不是只能直接回答〝Yes〞or〝No〞，你也可以反問問題，進而從對方的回答中，來推論或猜測他的喜惡。做業務，要懂得「換個說法」或「換個角度說」，事情就會比較順利。

英文開發信避免用簡寫

AYA表示，不少人寫英文開發信喜歡用簡寫，例如 please寫pls；you are寫ur，這些都是以前電報時代的寫法，現在還這樣偷懶就顯得失禮。即使是縮寫也要儘量避免，例如I would like最好不要寫成I'd like。

如果開發對象是非英語系國家的客戶，最好用簡單易懂的字彙，避免用艱澀或不明確的寫法，否則很容易引起誤會。