工作術

如何練就執行力?

規劃計畫時的前置作業為何?如何排出計畫的優先順序?進行計畫時如何強化耐心?都是好的執行力的重要關鍵。有好的執行力才能讓計畫成功,達到策略的最佳效率。

編輯整理◎劉紋豪

2023.06.06
圖 / Career編輯部

身為上班族,你一定常面臨手上待辦清單愈來愈多,彷彿看不到結案的一天?在進行專案時,進度不如預期一再落後,或是專案做到一半卻必須重來?此時,如何鍛練執行力,成為計畫能否順利成功的重要關鍵。

在柯維(Sean Covey)等著的《執行力的修練》一書中提到,策略很明確,但最終卻以失敗收場?大張旗鼓改革,卻落得無疾而終?大家都知道一開始訂下的目標,但到最後卻做不到?有70%的原因,都是「缺乏執行力」!

旋風VS策略目標 急迫VS重要

「執行」面臨的最大敵人是一般上班族的日常工作,稱之為「旋風」(whirlwind),它是維持日常運作所需的巨大能量,卻也是讓新事物無法順利執行的強大阻力。旋風也占用了時間與心力,讓你無法專注於推動團隊,向前邁進。

旋風和策略目標都是組織生存的必要條件,但必須重要的是,這兩者會不斷地的競爭資源、時間、精力及注意力,而勝出的一方通常都是旋風。旋風來得又快又急,讓領導者和員工無時無刻被影響著,我們知道目標很重要,但當急迫碰上重要,勝出的總是急迫。

想在旋風中挺立前進,必須先克服讓人分心的強大力量,以及「向來都是這麼做」的慣性。必須明白的是,旋風並非是不好的東西,它攸關組織的活動運作,不容忽視。因為如果你忽視急迫事務,那今天可能就活不下去了;反之,如果你忽視重要事務,那明天可能也活不下去了。

但如果你的團隊只在旋風中運動,整體是不會前進的,因為所有精力只投注在如何在風中挺立。所以當前我們必須克服的挑戰是:如何在急迫的日常生活中,執行最重要的策略目標。

在職場中,常會有這樣的情況,當主管傳達新目標或策略時,部屬一邊點頭說是,一邊卻迂迴著要把談話內容拉回「實際工作上」,這就是前文所提到的旋風。所以在《執行力的修練》一書中又進一步提出「執行力四紀律」,目的不是為了管理日常工作,而是如何能在日常工作之餘,還能有效執行最重要的策略。

紀律一:鎖定極重要目標

紀律一的首要任務,就是將心力聚焦於一、二個能產生重要改變的極重要目標,而不是分散於散十個,最後每個只能獲得普通關注的目標。一支團隊如果能在日常工作的需求之外,只聚焦於兩或三個目標,團隊成員通常能夠達成;反之,如果訂了四到十個目標,最後卻只成功執行了一到兩個,團隊也會因為達成率太低,而變得畏懼前進。

紀律一的基本原理是:人類天生擅於一次做一件事,而且可以做得很好。或許有些人自豪能同時執行及完成很多事,但對於極重要目標,你只能全心投入。

什麼是極重要目標?以機場塔臺來比喻,同一時間可能有上百架往機場飛近、準備從機場離開,或是從機場跑道滑行的飛機。對一名塔臺航管員來說,當下最重要的飛機只有一架,那就是正要降落的那架飛機,航管員知道雷達上還有其他架飛機,但當下他只會聚焦於這架正要降落的飛機,他的任務在於這架飛機安全著地,所以他一次只會全心引導一架飛機降落。

所以,你必須在你的雷達上區分「極重要的目標」和其他許多只是「重要」程度的目標,然後盡全力推動「極重要的目標」,直到它完美達成為止。但這不是要你放棄其他「重要目標」,只是它們在當下丕需要你投入最佳心力,更甚者,有些目標可能永遠不值得你付出最佳心力,有些目標甚至根本不需要被推動!就以賈伯斯(Steve Jobs)聯合創辦的蘋果公司來說,它是世界知名的大企業,它大可驕傲地推出更多產品,但它們卻可聚焦在「極重要」的產品。所以,要以極重要目標為主,其他目標為輔。

但縮短目標最大的挑戰是,必須要對很多好構想說「不」,為了實行「執行力四紀律」,甚至要對一些優異的構想說「不」,如果總是對好構想來者不拒,那絕對是摧毀專注力的最佳武器。

紀律二:從領先指標下手

紀律二要我們把大量心力投入能驅動領先指標的活動上,好為落後指標的達成創造槓桿效益。有些活動和目標的達成最具關連性,而領先指標指的就是這些活動的績效。

進一步說,落後指標指的是「是否達成目標」;領先指標告訴你的是,就目前的情況來看,達成目標的可能性有多高。落後指標就如「生米已煮成熟飯」,幾乎已無法改變結果;反之,領先指標則是你可以掌控,使之改變。

落後指標是極重要目標的追蹤評量指標,通常我會花最多時間在指標上,例如營收、獲利、市場佔有率、顧客滿意度,這些都是落後指標;也就是當你收到這些績效數字時,已無法改變。

領先指標所評量的是,團隊為達成目標所必須做的、最有影響力的事。基本上,領先指標評量正是那些會左右落後指標成敗的新行為,新行為可能非常簡單,如麵包店供應顧客試吃品;也有可能很複雜,如在設計噴射機引擎時必須遵守的標準。

以減重這個目標為例,實際減少的重量是落後指標,每天攝取的熱量和每週運動時數則是兩項領先指標。這些領先指標是可以被影響的,因為每天攝取的熱量和每週運動時數,都是操之在己。

紀律三:設置醒目計分板

在持續追蹤進度的情況下,人們的行為就會變女得不一樣。你可以觀察一下籃球員,你會發現從開始計分的那一刻起,他們的表現就大為不同了,不過此處強調的是,個人追蹤自己的進度,而非由他人代為追蹤。因為自發性的定期追蹤,行為的改變就會更為明顯。

設置醒目計分板有幾個特質必須注意,1.計分板必須簡單;2.計分板必須顯而易見,讓團隊成員看見;3.計分板必須呈現領先及落後指標,這會讓計分板變得生動;4.計分板必須讓團隊人員一望即知,他們正在贏或正在輸。

計分板的用意在於灌輸贏的心態,以及驅動員工致力達成成果。如果沒有醒目計板的話,團隊便會在日常工作旋風中輸掉比賽,也不會有成員在乎這場比賽了。

紀律四:落實當責

不斷檢討過去績效並負起責任,規劃如何繼續提高分數,當責制指的是,為了把績效得分往前推進而向整個團隊做出承諾,並且以有紀律的方式貫徹執行。

團隊每週至少要召開一次極重要會議,時間最多30分鐘。會議為既定議程,並且要快速進行,為極重要目標的推進訂出每週的當責節奏。而極重要目標會議有兩大原則,原則一是在每週的同一時間開會;原則二是別讓旋風事項進入會議裡,不論那些旋風事務多麼急迫,會議內容要僅限於促使計分板變動的行動與結果。若需要討論其他事項,就在會後另外召開行政會議。

極重要會議也讓團隊有機會處理行得通和行不通的事。假使領先指標未促使落後指標移動,團隊可以在會議中進行創意思考,提出可以嘗試和檢驗的新假設。若有團隊成員在實踐承諾時發生困難,其他團隊成員可以做出彼此清除障礙的承諾。

註:參考書籍:《執行力的修練》,柯維(Sean Covey)等著,天下雜誌出版

執行力 目標 良臣棘日

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