工作術

身為主管如何帶人又帶心?

為什麼主管和部屬的關係總是緊張?為什麼部屬們會叫不動?要怎麼和部屬溝通,讓部屬願意為你效力?

撰文◎Career編輯部

2023.03.23
圖 / Career編輯部

要成為部屬愛戴的好主管,第一要務就是從溝通做起;如果溝通不良,部屬不可能跟隨你,而溝通其實可以從一些小地方先做起。

日本管理名師木暮衣里舉例指出,熟記部屬的名字,是對主管最起碼的要求。指派任務時,有些主管慣用「那個誰啊......」,對部屬來說,「那個誰啊......」表示誰做都無所謂,部屬當然提不起勁。叫出部屬名字就等於認同他的表現,可激發部屬努力工作的動力。

開會時,有些部屬總是低著頭沒有意見,完全沒有參與感。木暮衣里提醒主管,部屬提出意見時,不要第一時間就否定,可用「你的看法很獨特!」「聽起來很有趣喔!」或「你竟然會注意到這個?」等話語給予肯定。當和部屬意見不同時,可以使用「間接否定法」(yes & but),先說「這個不錯喔!」再用「大家有什麼意見呢?」做連結,如此才能鼓勵部屬勇於發言。

在這個人手下工作太好了!

團隊溝通順暢後,下一個步驟就是建立信賴關係,想當好主管,不單只有能力強而已,更要能激發團隊熱情,讓部屬產生「在這個人手下工作真是太好了!」的感覺。

主管不能關在小辦公室發號施令,必須打造好的工作氛圍,才能上行下效。首先要建立一個公正的環境,公平對待每一個部屬,明確設定績效目標,不要等到考核時才黑箱作業,如果部屬覺得主管偏心,工作當然提不起勁。

主管要多看部屬的優點,別一再重提他負面的事情,部屬產生自信,自然能提高工作表現。在關鍵時刻,主管更要展現出「想贏」的強烈企圖心,才能激發團隊士氣與鬥志,竭盡全力來衝刺。

如果主管是個情緒化的人,部屬的情緒就會隨著主管的心情擺動,「該不會是我做錯了什麼吧?」「現在別接近他才不會掃到颱風尾」,主管情緒不穩定,部屬忙著揣測主管的心情,根本無法安心工作。有些主管只要稍受批評,就會強烈反擊。木暮衣里表示,領導者應該有「不為所動」的修養,在部屬面前做好情緒管理,才能成為部屬的榜樣。

展現決斷力與指示力

主管要有決斷力,若會議時總是不置可否,不做結論也不做決定,部屬根本不知道自己的提案是好是壞。而指示力也不可少,若交代任務時老是沒有重點,部屬將會無所適從。

木暮衣里舉例,主管說話應該清楚指示:「你最近的業績有點下滑,分析原因後交份報告給我。」如果一次要交代很多事情,則要請部屬帶著筆記本抄下,例如「我希望你做的事有○○件,第一個是......」,然後再重複一次交代事項,詢問部屬是否有不清楚之處,最後指定工作完成期限,「直接、講重點、定期限」,讓部屬有遵循的方向,才能提升戰鬥力。

主管有指導之責,但不可強勢插手部屬的工作,要適度讓部屬自己做決定,過多的干預會讓部屬覺得,反正有人幫忙,「只要做到60分,剩下40分主管會補強」,久而久之會把「自己的事」變成「別人的事」。木暮衣里認為,主管放下完美心態後,部屬反而會努力追求完美。

不吝嗇讚美部屬表現

主管要如何讓部屬願意為你效力?高人氣的主管,都善於把功勞歸給部屬,遇到值得讚美的事,能真誠自然地誇獎部屬,部屬得到成就感,當然會更願意為這位主管打拚。

企管顧問費迪南‧弗尼斯在《管理不頭痛》書中指出,有些主管會認為,不需要特別回應或讚美員工的好表現,因為員工得到的薪資就是一種獎勵,這是大錯特錯的想法。根據研究,在「達成目標後立即獎勵」以及「獎勵頻率高」的情況下,獎勵能收到最大成效,如此看來,口頭讚美是最不花錢、也最容易給的獎勵,主管何樂而不為呢?

罵人,罵到部屬感激

孚眾望的主管不代表是「好好先生」,要賞罰分明才能帶人又帶心。《好主管得學會罵人》作者齊藤直美指出,罵人也是重要的管理技術,但罵人要讓人服氣,必須具備3項要素:

1.主管要讓員工感受到,「我認同你、希望你成長,因為認為你有潛力,才會罵你」,員工發現主管「是在替我著想」,被罵反而會覺得感念。

2.主管可以罵人,但扯到員工的人格、私人興趣或是翻舊帳,會讓人產生反感。

3.信賴:部屬如果平時和主管相處不愉快、打心底不信賴你,那麼主管罵得再正確,他也不會接受。

不要認為你和部屬感情很好,罵人時什麼話都罵出口。負面的批評沒有幫助,部屬反而會認為「你罵完了,這件事就抵銷了」,最後累的還是主管。建議可以換成「這個問題不難,怎麼還沒完成,為什麼?」

「父性」與「母性」的平衡

費迪南‧弗尼斯指出,好主管並不代表要成為員工的好朋友,或是放任員工為所欲為,重點在於對部屬的尊重,「溝通時要看著部屬的眼睛說話」、「多用微笑傳遞鼓勵」、「部屬說話時要做出『我有在聽』的動作」。不管多有權勢、經驗、能力或成就,若能尊重部屬,主管的管理方式比較容易被員工接受,部屬會認為主管的指導是為了解決問題,而不是心胸狹窄的人沒事找碴。

木暮衣里認為,能獲得高評價的主管,大多是「父性」和「母性」有絕妙平衡的人,所謂父性是理性、嚴格和賞罰分明,母性則是溫柔的包容,能妥善運用這兩種要素,剛柔並濟恩威並施,就能抓住部屬的心。

主管學 溝通 良臣棘日

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