職場關係

怎麼開一場有效率會議?

開會兩個字聽起來就很專業,但怎麼實際上說到開會又總是覺得拖沓、好煩、浪費時間?

撰文◎周冠宇

2023.01.19
圖 / Career平面編輯部

「欸!我要去開個會,晚點回來」、「今天開了一天的會」彷彿常常聽到這些對話,開會兩個字聽起來就很專業,但怎麼實際上提到開會,又總是覺得拖沓、好煩、浪費時間?

要來解決這個問題,就要先了解會議這件事情的本質。會議兩個字如果分開來看,可以看做是會面、集會並進行決議、提議、議論之事,因此一般講到會議時不外乎是為了決策、報告和思考這三種方向,那我們就按照順序來針對這些不同性質的會議做個別討論。

在每個新的專案開始之前,通常先有的就是報告或思考類型,可能是要報告公司或部門的新目標或方向,此類型的會議實際上應該是最快速的,甚至只能算半個會議,畢竟是單方面的佈達事項,並不需要雙向溝通,也因此只要將所需報告的事項說明清楚即可。

若無法把握事項的宣達時間和議題,建議可配置一位會議主持人,其工作是確保議題不偏題以及時間之控管,此處指的並非負責報告和發話的人哦!當然有人會質疑為何不用文書傳達即可,連集合的時間都不需要,確實如果要報告的事項非常明確又便於發布後續工作項目,那就沒有這個必要,但如果今天是較為進階一點,要報告的事情是需要做細部說明的說明會類型,那麼能夠當場面對面馬上把能解釋清楚的問題一起解決,比起書信往來更有效率。

因此最適當的作法是在會議前,先將本次會議所要宣達的事項透過文件讓與會者先行了解議題,並在會議之前先整理好對這個議題的想法(包括問題點及改善建議),這樣在會議中就可以提出問題並請報告者說明釋疑,可以省去理解事務所需要的時間。

那麼既然已經進到開啟新專案的階段,就會有需要思考的發想會議,這類會議以討論、提案為主,但常常會變成最為空轉的會議,其根本問題出在大家以為這種會議就是用來讓大家在會議上思考,沒考慮到的是思考一個新專案是需要時間消化、沉澱、發酵的過程才能轉化出一個成果,因此這類型的會議所需要的也是在會議前先給予議題(也就是討論主軸),並請大家在會議當天提出規定量的想法,這個做法有點像是前面提到的說明會,只是每個與會者都要各自進行說明與提問,當然這樣的發想過程不可能只用到一次會議,因此這邊筆者強烈建議在每次會議結束前要由會議主持人統一進行會議結果的報告,這包括當天的討論結果與問題,並提出下次會議前各自要準備好的「功課」,好讓下次會議也能有效進行。

如果今天是要以決策為主的會議,需要把握的就是確保決策過後不需要讓本次的決策無效,因此最好的狀況是在會議之前將決策議題、決策目標與KPI知會所有與會人,以及原先策畫的團隊與後續要執行的團隊(不只是主管階級),最好在決策前將可行性、有效度等問題都能考慮清楚,並在會議中提出問題點和改善建議,同時要有負責敦促會議進行的角色,不要讓「害怕負責」的情緒影會議之響整體進行(雖然這又是另一個公司文化層面的問題)。

  • 最後整理一下,並補充一點所有會議都能通用,應該培養的好習慣:
  • ◎會議前先通知與會者本次會議的議題內容,讓大家有備而來。
  • ◎會議前要訂定會議目標與期望進度。
  • ◎會議中要有負責確保會議進行的把關者。
  • ◎會議結束前要統整本次會議結論,這邊可以將會議紀錄傳閱,讓與會者簽名,讓彼此確保認知一致。
開會 效率 良臣棘日

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