職場關係

辦公室禮儀:職前基本必修課

禮貌就如同服裝,是職場基本的自我包裝,學習辦公室禮儀基本必修課,讓你應對得宜不失禮。

撰文◎Career編輯部

2022.05.01
圖 / 攝影師:Jopwell,連結:Pexels

身在職場,不要以為禮儀不重要,老闆們可是會在心裡偷偷打分數的,禮儀專家提醒,「不懂得職場禮儀,會讓老闆覺得你不登大雅之堂。」

禮貌就如同服裝,是職場基本的自我包裝。現在的年輕人比較自我中心,不願遵照社會傳統的遊戲規則。禮儀專家認為,就算覺得職場禮儀很彆扭,也得硬著頭皮適應,最起碼要懂得下列「幼幼班」等級的基本禮貌:

轉接電話,要確認接聽成功

無論接電話或撥打電話,都應該主動先打招呼,依序報上公司名稱、自己的職稱及名字,再詢問對方要找誰或問明來意。與其一來一往問答,不如在接起電話的第一時間就講清楚說明白。

而在電話轉接時,不是把電話按了分機號碼就算完成,得要確認分機是否有人接聽;如果對方要找的人不在,或是無法接聽,必須再把電話轉接回來,請對方留話,這才是負責任的作法,千萬不要接了分機就「砰」一聲掛斷。

不要輕忽遞名片小動作

無論是遞名片或收名片,都必須用雙手捧上;遞名片的同時,應該一併說出「您好,我是某某公司的某某某」,同時眼神要注視對方,名片文字的方向,要便於對方正著讀,而不是倒著讀。

在談話過程中,不要忘我地把玩對方名片,這是很不禮貌的舉動。

別直呼長官或客人名字

即使老闆或上司很親切、作風洋派,也不可直呼其名字,還是要加上職稱,例如「林總經理」或「吳董事長」。禮儀專家提醒,不要以為只要是外國人,就可以直呼英文名字,其實歐洲人相當重視禮儀,無論是稱呼誰,一定要加上先生、小姐。

電子郵件 宜用正式書信體例

在職場發送電子郵件,宜用正式的書信體例,稱呼、招呼語、結尾敬語不可省略。信末記得要附上聯絡方式,不要讓對方還得翻箱倒櫃,找到你的電話號碼。信件寄出後,不要理所當然以為對方一定會看到,最好再撥電話確認一下,以免被當成垃圾信件。

開會時,管好你的手機

許多人手機不離身,但開會時會把手機調成靜音;如果可以,最好不要把手機帶入會議室,更不可當著大家的面,公然滑手機。

與長官同行,方位有尊有卑/b>

不要以為幫老闆或客戶開車門是馬屁精的行為,這是職場的基本禮節。搭車時,一般都會主動幫老闆開關車門,自己再繞到車子左側上車。「右尊左卑」是基本規矩,如果老闆走中間,就要讓長官站在右邊,自己在左側。同事開車時,前座的人下車,自己一定要換到副駕駛座,不要讓同事變成司機。而長官請吃飯時,就挑菜單裡面中間價位的菜色,選太便宜的會讓上司沒面子,選太貴的會被認為貪小便宜。

禮儀專家提醒,對人不要大小眼,對老闆固然要有禮貌,對同事、秘書、總機也都一樣要有禮貌,否則別人看在眼裡,就不是有禮貌,而是在拍馬屁了!

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