時間紀律 讓你告別忙亂

早上進辦公室，收到公司最新的公告：「從今年開始，晉升主管者必須通過多益英語測驗！」開什麼玩笑！每天工作已經夠多了，哪有閒工夫去補習？或是早上才剛坐下，主管突然出現在眼前「小張，上周交代你要去客戶那邊提案，明天早上先跟我做一次預演！」上周？！客戶提案？！預演？！老闆什麼時候說過要提早做預演？

相信上班族對「事到臨頭」、「火燒屁股」都不陌生，其實只要做好時間管理，你可以不必再過著提心吊膽的日子，還能讓自己提早完成工作，準時下班。

工作基因改造1：向「拖延」的壞毛病宣戰

在學習時間管理前，必須先抓出拖累工作效率的元兇。其中，「愛拖延」是最常見的通病，主要成因是：

◆學生症候群：「如魚得水」管理顧問公司總經理洪家祥說，就像學生總是到考前1週才臨時抱佛腳，或是拖到寒暑假結束前夕才趕著寫作業，許多上班族也有這種壞習慣，拖到最後才動手處理，結果「管得了時間，就顧不了品質。」

◆吃軟怕硬：凡事挑簡單的先做。台北市專業秘書暨行政人員協會講師游美未舉例，早年她還是小秘書時，每次開跨部門工作協調會，她都先找最熟的部門主管敲時間，難搞的部門主管則拖到最後才聯繫，結果當然老是碰釘子，只好請那些較熟、較好商量的主管更改時間，等於一件事情做兩次。

◆漫無目標：洪家祥舉例，許多人常發下心願要學好英文，但是年復一年，遇到外國客戶時，還是嗯嗯啊啊，說不出一個完整句子。洪家祥說，那是因為只有「學好英文」的願景，卻沒有「1年後多益成績要考700分」這樣明確的目標，沒有目標就不會有計畫，自然就沒有行動，買了DVD回家學英語，第一天看前10頁，3個月後還是同樣看10頁。

此外，如果下班前工作尚未完成，許多人會告訴自己「明天再做吧！」「明天早上一定把這件事優先處理！」洪家祥提醒，要斬斷拖延的壞毛病，「今日事今日畢」是一定要貫徹的原則，今天能完成的工作絕不拖到明天，無論幾點都要做完。

工作基因改造2：跑得快，更要跑對方向

「即使輸在起跑點，也要贏在加速度，」游美未說，「加速度」就是時間管理的訣竅。只要調整工作習慣，即使起跑比別人慢，還是可能比別人更早抵達終點。

不過，工作要有效率，不僅要「跑得快」，還要「跑對方向」。許多人工作效率不彰，癥結就在於「沒搞清楚任務的具體要求」。

捷易通科技執行董事、文化大學秘書實務認證班專任講師周純如指出，在接到長官交派任務時，不能只說「Yes Sir！」還要進一步問清楚，「什麼時候要？」「完成的評定標準為何？」周純如說，許多上班族不習慣、也不敢在接到任務時，再去找主管問清楚任務的完成標準，結果不但沒達到主管的要求，還被貼上「欠缺溝通能力」的標籤。

曾經長期擔任高階主管秘書的周純如說，「把事情做對」跟「做對的事」相比，當然後者比較重要。主管每天都很忙碌，交辦事情通常只是講大原則，因此上班族遇到主管交辦事情時，一定要牢記「徹底搞清楚任務」、「再三確認工作時程」、「定時和主管確認」。

首先，一定要確認主管對任務的要求，和你的理解是一樣的，如果一開始就理解錯誤，後面做得再勤快也是白搭。

接著是確認主管要求任務何時完成。周純如有個學員，主管交代他寫開會用的報告，他也沒追問完成時間，沒想到當天下午，主管就跑來要報告。很多人的習慣是，接獲長官交辦的任務後，會把任務丟在一旁，先處理手邊正在進行的工作，等到有空再來做，這個學員也不例外，結果被急著要用報告的主管臭罵一頓。

她的學生就曾因為沒問清楚主管交辦報告的完成時間，結果下午主管跑來要報告以便馬上開會要用，被急著要用報告的主管臭罵一頓。因此，一定要明確知道每件任務的完成期限，同時還要跟主管確認好，誰可以提供協助或資源。

如果專案任務需要一段時間才能完成，周純如叮嚀別忘了定時向主管報告進度，並確認專案的進行方向有沒有修正，以免屆時又是做白工。

工作基因改造3：用To Do List 規劃工作行程

通常每個上班族手上都有好幾件工作同時進行，每件事情都有截止時限deadline，事情一多就會手忙腳亂，這時候你需要一個輔助工具——To Do List（待辦事項清單）來幫忙。

游美未說，To Do List可以是簡單的表單，將手邊專案和例行工作，列出今天要完成的工作項目。早上一進辦公室後，就按照To Do List開始安排工作，完成一件就刪掉一件，午休過後再確認一遍，看看已做完哪些、還有哪些沒做，這樣不僅有成就感，也可調整下午的工作進度。切記，To Do List一定要註明完成期限，以便隨時提醒自己工作進度。

周純如建議，每天應提早10分鐘進辦公室，檢查當日的To Do List。等到下班前再檢視一遍，如果真的無法完成，就寫到明天的To Do List，讓每項工作保持進度。

To Do List的另一個功用，就是幫你善用零碎時間。不管是工作之間的空檔，或是臨時更改行程多出的時間，都很容易被浪費掉，通常不是花在喝咖啡就是閒聊。如果手邊有To Do List，看看有哪些待辦的工作，可以利用零碎時間，很快就處理完畢，這樣就不會讓時間白白溜掉。

工作基因改造4：找出生理時鐘的黃金時段

工作效率牽涉到生理時鐘，通常到了每天工作的尾聲，也是工作效率最低的時段。周純如建議將一天的工作時間，依照效率高低分成4種時段：黃金時段、白銀時段、青銅時段、石頭時段。「黃金時段」用來處理當天To Do List中最重要的工作，「石頭時段」則用來處理一些不太需要動腦筋、或是重複性的行政工作。

大多數上班族的黃金時段，是每天早上的前2小時，可用來做比較高價值的規劃工作；接著是白銀時段，處理需要集中精神的工作。至於青銅時段，用來處理不需要太專注的行政工作；而工作效率最差的石頭時段，則用來處理每日固定的瑣碎事務。以周純如來說，每天下班前半小時是她的「石頭時段」，用來整理當天的檔案。

把性質相同的工作，集中在同一時段處理，也是提高效率的方法。例如游美未習慣將電話聯繫的工作，集中在特定時段，一次把所有電話全部打完，這樣其他時段。

工作基因改造5：輕重緩急不分，等著被修理

上班族每天總有忙不完的事，除了固定安排的既定工作外，還會冒出各種突發狀況需要處理，打亂原有的工作計畫。既然無法避免突發狀況的發生，那就只能判斷事情的輕重緩急，決定優先處理順序，而不是事情是來了就處理。

時間管理術中，有個比喻經常被引用：有一個瓶子，旁邊有一些石頭、碎石和細沙，剛好可以把這個瓶子裝滿，你會從哪個開始裝起，石頭、碎石還是細沙？

游美未解釋，石頭代表「重要且緊急」的工作，碎石代表「緊急但不重要」的事情，細沙則代表「不重要也不緊急」的瑣事。如果先放進石頭，再放進碎石，最後再放入細沙，細沙自然會填滿石頭與碎石間的空隙，而這些空隙也就是零碎的時間，

反之，如果先放細沙，再放碎石，最後才放石頭，水肯定會溢出瓶子，代表事情絕對做不完。因此，利用四個象限原則，將事情按照「重要∕不重要」「緊急∕不緊急」進行分類，是每個上班族都要會的做事方法。

工作基因改造6：懂得找人幫忙，也要懂得說不

不過，即使能分清輕重緩急，有時還是身不由己，被迫先去做「不重要也不緊急」的事。游美未說，許多辦公室菜鳥，不敢拒絕來自各方的要求，今天要你去幫忙理貨，明天請你去列印文件，每天都有各種老鳥不想做的瑣事，落到菜鳥頭上。面對各方的「盛情邀約」，游美未說，如果心有餘力不足，就要坦白跟對方解釋，例如另一個主管要你限時完成某件事，相信同事也能體諒。千萬不要泥菩薩過江，份內工作都忙不完，還跑去幫別人。

你要懂得說不，也要懂得找人幫忙。當你接到專案任務時，最好先問主管，誰可以來幫忙，不要一個人埋頭苦幹。如果真的是重要專案，就不要跟同事說「這只是件小事，要請你幫忙」或「這件事沒什麼，等你有空再幫我做」。當然，事後別忘了有所回報，否則下次就沒人再幫你忙了。