勞事法38條工時推定與企業加班控管機制的緊張關係

「勞動事件法第38條規定：『出勤紀錄內記載之勞工出勤時間，推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務。』，若雇主無法舉出其他證據證明此段時間並無同意勞工繼續提供勞務，萬一有訴訟糾紛，勞動法庭法官是否會以出勤紀錄所記載的時間為勞工的工作時間，計算勞工應領加班費？目前我們公司沒有強制要求同仁一定要準時下班，若超時也沒強迫同仁一定要申請加班或表態為個人因素滯留公司，但我很怕未來會有糾紛，請問律師有什麼好建議供本公司作為加班控管機制？」

勞動事件法施行迄今已五年有餘，許多公司對於勞動事件法第38條關於出勤記錄推定與加班管控機制並未給與足夠的重視，導致加班費爭議糾紛頻傳，尤其在當前勞動法規日益嚴謹的環境下，成為主管機關勞檢首要目標。如何妥善應對，確保合法合規，實為企業永續經營之關鍵。

自主加班是否該給加班費？

一、 員工自主加班，雇主是否有給付加班費義務？

在勞動事件法第38條的框架下，對於員工是否為「自主加班」的問題，其核心在於「出勤記錄內記載之勞工出勤時間，推定勞工於該時間內經雇主同意而執行職務」。這是一項重要的法律「推定」，其主要目的在於分配訴訟上之舉證責任。

這意味著什麼呢？簡而言之，只要勞工的出勤記錄顯示其於正常工時之外仍有打卡或簽到、簽退的記錄，法律就直接推定勞工在這些超時期間是經過雇主同意並在執行職務，因此應計算為工作時間，並支付加班費。

這種推定對於雇主而言，影響甚鉅。因為，如果雇主主張這些超時並非工作時間，例如是勞工個人因素滯留公司，或是未經雇主同意的「自主加班」，則雇主必須負起舉證責任。若雇主無法提出其他證據證明此段時間並無同意勞工繼續提供勞務，或是勞工確實未執行職務，則法官將會直接以出勤記錄所記載的時間，認定為勞工的工作時間，並據此計算勞工應領的加班費。

例如，最高法院112年度台上字第1735號民事裁定即明確指出，若勞工已提出打卡紀錄證明有加班事實，依勞動事件法第38條規定，即推定其加班係經雇主同意而執行職務。此時，雇主若不能證明勞工未經其同意而加班，勞工請求加班費即為有理由。這便直接回應了「員工自主加班」的疑惑：在法律推定下，除非雇主能有效舉證推翻，否則即視為經同意之加班，雇主有給付加班費之義務。企業目前「沒有要求同仁一定要準時下班，若超時也沒強迫同仁一定要申請加班或表態為個人因素滯留公司」的做法，在面臨勞工加班費請求時，將使企業處於極為不利的舉證地位，因為法律將直接推定這些超時均屬工作時間。

雇主如何舉證推翻勞動事件法第38條之推定？

面對勞動事件法第38條的強大推定效力，雇主若要成功推翻「出勤記錄所載時間為工作時間」的認定，必須積極地提出反證。這需要具體且實質的證據，而非空泛的聲明。根據法院判決實務見解，主要有以下幾點：

1.建立並實質運作「加班申請制」：我國民事法院多數判決認為，若雇主設有「加班申請制」且該制度實質運作，則「勞工未依工作規則進行加班申請」可作為推翻勞動事件法第38條推定之反證。換言之，如果公司有一套明確、可行且員工實際依循的加班申請與核准流程，並且勞工未遵守此流程即自行超時，這便可作為未經雇主同意的證明。臺灣高等法院110年度勞上字第107號民事判決即曾肯認，若約聘人員加班需經主管同意並依程序申請核可，即可推翻勞動事件法第38條的推定。

2.然而，關鍵在於「實質運作」。若加班申請制僅是徒具形式，實際上並無正常申請、執行之機制，或是雇主雖設有制度卻未確實執行，甚至以違法的「責任制」規避加班費，則法院不會僅以勞工未申請加班而認定其無加班事實或未獲同意。此外，雇主對工作場所與勞工出勤時間本就負有監督管理之責，對於勞工未經核准的加班，應立即制止。如果雇主長期容許勞工超時工作卻不加制止，事後又以勞工未申請加班為由拒絕給付加班費，這顯然不符合公平正義原則。因此，企業應立即檢視目前的管理方式，建立並確保加班申請制度的實質有效性。

3.行政法院採行「雇主即時更正義務」之嚴格見解： 相較於民事法院，行政法院對於雇主的舉證責任採取更為嚴格的見解。行政法院多數判決認為，即便雇主已建立加班申請制，但若發現勞工每月出勤記錄有異常（例如，超出工作時間方打卡退勤者），雇主仍負有「即時更正義務」。最高行政法院108年度判字第173號行政判決即明確指出，雇主在核發當月（或次月）工資前，有義務會同勞工即時修正與實際出勤情形不符的簽到退或刷卡紀錄。雇主不能僅以其採取加班申請制，就免除其給付延長工時工資的義務，不問勞工是否確實有延長工時的事實。

4.因此，為有效推翻勞事法第38條推定並避免爭議，強烈建議企業務必建立有實質運作之加班申請制度，並且，應主動履行「即時更正義務」。這不僅是法律要求，更是勞資關係和諧的重要基石。

三、 勞工上、下班的簽到、退或刷卡紀錄，如有與其實際出勤情形不符之處，雇主應該怎麼辦？

依前述行政法院的判決見解，當勞工的上、下班簽到、退或刷卡紀錄與其實際出勤情形不符時，雇主有一項明確的法律義務：「即時更正義務」。

這項義務要求雇主在核發當月（或次月）工資之前，必須會同勞工對這些不符之處進行即時的確認與修正。這符合勞動基準法第30條第5項關於出勤記錄備置與保存的規範意旨，即出勤記錄應真實反映勞工的出勤情形。

總結：如何落實雇主「即時更正義務」？

實務上，為落實這項「即時更正義務」，並防範潛在的加班費爭議，本律師建議企業可參考部分企業已實施的作法：

1.利用公司電子系統自動化管理： 企業可以利用現有的電子化系統，設定為每月自動跳出視窗，要求勞工確認上個月異常的出勤紀錄。所謂「異常」，即指出勤時間超出正常工時，但尚未被認定為加班的部分。

2.明確界定超時原因： 在確認介面中，應明確要求勞工區分這些異常超時時間究竟是屬於「延長工作時間」（即加班）還是「因個人因素滯留公司」（非工作時間）。

3.引導補行加班申請程序： 若經勞工確認該異常時間確實為「延長工作時間」，系統應即時引導勞工盡速補行加班申請程序。這樣不僅能將非正式的超時轉化為正式的加班申請，使其符合公司的管理流程，同時也為雇主提供了有效推翻法律推定所需的反證。

透過這種預防性且積極的管理措施，企業不僅能符合勞動事件法的要求，減少未來勞資爭議的風險，更能展現雇主對於員工權益的重視與合法經營的決心。這遠比事後在法庭上面臨高額加班費追討及可能之罰款要來得更為有效且經濟。企業目前針對「超時4.5小時以上者加以控管」的做法，僅是管控的起點，更重要的應是全面落實前述的加班申請制與即時更正義務，以確保所有超時工時都能被合法且妥善地處理。