工作術

如何掌握報告或溝通的關鍵時機?

在職場,無論是報告或各種溝通皆存在所謂的「關鍵時機」,該如何掌握其中的關鍵時機?

整理◎Career編輯部 內容提供◎幸福文化

2023.05.06
圖 / Career編輯部

某位同事是出了名工作能力好。她總是懂得細心檢視上司的狀況,連什麼時候回總部開會、今天的心情為什麼特別好⋯等如此細節的部分都暸若指掌。

於是,我暗自想著「有需要看上司的臉色、顧上司的狀態到這種程度嗎?」「我做好自己的份內事就好吧,太累了」偶爾也會默默辯駁著「我才不想拍上司馬屁,迎合他們的口味咧!」面對這樣的處世哲學,我既感到不適,甚至還會展露充滿防禦的姿態。

只是,我很快就意識到這一切都是自己妄下的判斷與偏見。實際上,她僅是在配合組長的情緒,而不是阿諛奉承;為的只是確認上司當下究竟聽不聽得進自己費心費力準備的報告資料。她也總是會先考量上司的行程表才進行報告。 因此,上司肯定她是機智、聰敏的人、易於溝通的人並且予以信任,想必只是遲早的事。

從旁觀察她的溝通方式,我才領悟到無論是報告或各種溝通皆存在所謂的「關鍵時機」。

第一,確認自己在向上司報告時,他們是否處於聽得進報告的狀態。

不少執行業務者都不太關心自己上司的狀況。整個腦袋只裝滿了自己必須說的話、準備的報告內容,根本無暇再去顧及上司的狀況。在沒有確認好聽者狀態的情況下,便只顧著滔滔不絕地說,無疑只是單方面的自說自話;自然也很難期待能得到什麼正面的回應。

報告前,建議先確認一下上司是否有其他重要日程、緊急業務…等。

此外,避免在上司被高層訓斥結束後進行報告,建議另尋時機為妙。如果懂得在仔細觀察上司的狀況、情緒狀態後,找到適當時機進行報告,獲得正面回應的機率也較高。

第二,養成出錯時即刻道歉的習慣。

無論是說錯話或在業務上發生任何錯誤時,一定要及時道歉。不是有句話說:「亡羊補牢,為時未晚」嗎?不過,若在沒有確實釐清前、後狀況就隨便道歉的話,也有可能會因此引起反效果。

道歉的時機也相當重要。原因在於,當面對任何指責都反射性動作似的說出「不好意思」、「對不起」的人,反而會讓人失去信任,所以務必格外留意。

不要隨著緊張的情緒起舞,稍微停下來,無論對於了解對方與情況都會有幫助。

第三,接受幫助時,千萬不要錯過傳達感謝的時機。

因為嫌麻煩或害羞而推延表達謝意,導致錯過時機,沒辦法再重提起這件事,最後反而沒有任何致意就結束了。

一旦諸如此類的情況經過日積月累後,對方可能會因不曾接受致謝而感覺不被尊重,進而不願意再持續這種單方面付出的關係。

唯有良好的溝通,才得以維持良好的關係。請及時表達謝意,紮紮實實地說出來。

註:本文摘自:《你不是不會做事,是不會說話》,李揆熙著,王品涵譯,幸福文化

報告 溝通 良臣棘日

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