工作術

如何讓簡報更吸睛?

上台報告想吸引聽眾的目光,除了流暢的口語力,簡報的製作也是重點,以下教你幾個技巧,讓你搏得滿堂彩,成為全場注目的焦點!

撰文整理◎劉紋豪

2023.01.01
圖 / Career平面編輯部

上台演說一直是很多人的罩門,如何流暢地表達,讓台下聽眾不會覺得無聊乏味,簡報的呈現是整體關鍵之一。

而如何設計出吸睛的簡報投影片呢?也許你會提出疑問:「我幹嘛花時間做漂亮的投影片?如果觀眾抓得住我的意思,誰會管投影片做得好不好?」因為觀眾會以投影片的質感來衡量你和你的簡報,如果投影片精緻美觀,觀眾會樂於聽你怎麼說;反之,如果投影片設計糟糕,只能讓觀眾認為你不在乎這場簡報,一旦對你觀點不佳,就很難讓他們對你的簡報產生興趣。

設計TED等級投影片的第一步

充滿生命的簡報,就不會讓觀眾感到乏味。如何設計吸引聽眾目光的簡報,在阿卡錫.克利亞(Akash Karia)所著《TED人氣講者這樣做搶戲投影片》一書中,歸納了幾項建議。

很多新手常會犯下一個陷阱──把所有東西都放進一張投影片,他們有時從Word檔直接複製貼上一段文字到投影片裡,變成很恐怖的「文件式投影片」,既是文字檔,又是PPT投影片,最後淪為四不像。

出色投影片的第一條法則是:把想法寫在紙上,拿出你的紙與筆,寫下所有想法與重點,這是替簡報腦力激盪的階段。接下來,再從中選出最棒的點子。只要選出幾個關鍵點子就好──對核心訊息來說,很重要的點子,這些是要放進簡報的,其他的就割捨掉吧!

以搶眼圖片吸引觀眾

如果你想讓投影片更吸引人,就絕對要搭配搶眼震撼的大張圖片。圖片用得好,不僅投影片更吸睛,簡報也會讓人印象深刻。生物學家約翰.麥迪納(John Medina)在《大腦當家》中說,研究指出多數人在聽完演講3天後,大概只會記得10%的內容,但如果你加入了圖片,比例會大幅提高至65%。

視覺輔助對觀眾確實是一大輔助,讓他們更瞭解你的概念,假設要描述一個錯綜複雜的程序,用圖片協助觀眾理解是個好主意。如何選取適合的圖片,能更清楚傳達你的概念呢?

  • 一、使用能激起情緒的圖片
    在選圖片時,記得選能激起觀眾情緒的圖片。舉個簡單的例子。如果你要 講無家可歸的議題,放一群流浪漢站在收容所前面的照片,還不如放阿婆瑟縮在樹下拿厚紙板擋雨的照片,比較能夠激起觀眾的情緒。
    至於要怎麼判斷哪張圖片能激起情緒?就選擇最能激起你自己情緒,自然也能激起觀眾的情緒。
  • 二、三秒鐘法則
    所放的圖片一定要很新鮮。什麼叫新鮮?就是避開太多人用過的老掉牙圖片。如果觀眾被迫盯著老掉牙的圖片,就會逐漸對你的簡報興趣缺缺,所以你該用新鮮新奇的圖片呈現概念。
  • 三、不放老掉牙的圖片
    三秒鐘係指觀眾該在看到投影片的三秒內馬上搞懂。基於這個法則,你不妨用簡單易懂的圖片呈現概念,投影片要像一面大型廣告板;靠一大張圖片抓住觀眾的目光,而且讓他們能夠迅速明白。
  • 四、留白的藝術:精簡再精簡
    空間不是有待填滿,而是讓不同部分得以平衡,留下喘口氣的空間,就會顯得和諧自然。可惜很多講者並不懂留白的藝術,拿各種東西把投影片塞得滿滿的,例如商標、圖片、文字、圖表和表格。結果投影片變得亂七八糟,讓觀眾眼睛變痠,很快就會感到疲倦想睡覺。
    所以,要記住,刪掉不必要的文字、商標和圖例,留下足夠的空白,讓投影片呈現出自然的和諧。

選用適合字體 為簡報成功關鍵

前文已提到投影片上的文字要少,但如果確實使用了文字,絕對要選擇適合的字體。或許你不覺得字體有什麼重要,但其實字體對簡報的成敗影響很大。

不同的字體與大小呈現不同性格,進而讓觀眾的情緒在無意識間受到影響。那該如何選擇適合的字體?

  • 一、選擇跟訊息相同的字體
    不同字體帶著不同的感覺,具有各自的性格。有些字體適合嚴肅場合,有些字體適合輕鬆場合。所以,既然不同字體帶有不同感覺,你要選擇你想傳達訊息相符的字體,彼此相輔相成。
    你可以問自己想傳達怎樣的感覺?多試多種不同字體,直到找出感覺很對的字體為止。
  • 二、不超過兩種字體
    你該用兩種字體就好,一種是特別大的字,用來吸引注意力;一種是比較小的字,例如標題可以用一種字體,副標題可以用另一種字體。放在一起的字體必須屬於類似性格,正式專業的字體不要與輕鬆活潑的字體擺在一起,否則很不搭調。
    選字體時還要注意一個重點,那就是盡量找「有大家族的字體」。什麼叫做大家族的字體?字體家族是指不同的字型樣式選擇:標準、粗體、斜體與壓縮體等。你下載的字體至少要有標準、粗體、斜體等三種字型,樣式愈多愈好。
    此外,務必要把新字體存進簡報軟體裡,否則在其他電腦會無法正常顯示。另一種方法是簡報存成PDF。
  • 三、坐在最後面的觀眾,也要能看得一清兩楚
    設計投影片時,要替坐在最後面的觀眾著想,字體要大到讓坐到很後面的觀眾,也可以看得一清兩楚。如果他們看不清楚投影片上的字,最後會索性放棄,開始分心。
  • 四、換字級大小,製造驚喜效果
    在同一張投影片上採用不同字級大小,可以讓畫面有層次。假設你引用了一個句子,不妨以最大字體凸顯關鍵字,與其他文字明顯區隔,幫助觀眾立刻抓住重點。

使用影片讓簡報更火辣

研究指出,觀眾聽簡報10分鐘之後,注意力會大幅下降,這代表簡報的變化很重要。若你已經持續講了10分鐘,不妨和觀眾互動一下,提高他們的注意力。

另一招是播放影片,也有助於觀眾繼續投入,使用影片有以下幾個好處:改變簡報的步調;迅速讓觀眾明白,省得大費唇舌;比圖片更有力。

無論你是想靠影片改變簡報的步調,還是想激起觀眾的情緒,都要記住幾個原則:

  • 一、短一點才好。影片要短一點,如果只有18分鐘的TED演講,影片最好少於30秒。因為切記,觀眾要看的是你,不是影片,所以你可以靠影片幫你一把,但不要播得太長。
  • 二、畫質要高。千萬別播畫質低劣的影片。
  • 三、影片要加進簡報檔裡。你有沒有看過講者手忙腳亂在桌面找影片檔,如此一來,演講時間就會跟著縮水?

 

簡報 口語力 吸睛 良臣棘日

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